Hysbysiad preifatrwydd
Diweddarwyd Medi 2020
Pwy ydy Victim Support?
Mae Victim Support yn elusen annibynnol i bobl y mae troseddu wedi effeithio arnynt yng Nghymru a Lloegr. Mae ein timau arbenigol yn darparu cymorth unigol, annibynnol, emosiynol ac ymarferol, i alluogi pobl i ymdopi ac ymadfer o effeithiau troseddu. Mae ein gwasanaethau yn rhad ac am ddim ac ar gael i bawb, does dim ots a yw’r drosedd wedi’i hadrodd ai peidio, na phryd digwyddodd y drosedd.
Mae Victim Support wedi ymrwymo i barchu a chadw’n ddiogel unrhyw wybodaeth bersonol y byddwch yn ei rhannu â ni neu y cawn ni gan asiantaethau/sefydliadau eraill. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn amlinellu ein seiliau ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol, p’un ai y cesglir y wybodaeth honno trwy wefannau Victim Support neu drwy unrhyw ddull arall,
Y manylion cysylltu ar gyfer Victim Support mewn perthynas â phrosesu gwybodaeth bersonol ac ar gyfer unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r hysbysiad preifatrwydd hwn ydy:
Victim Support
Llawr Gwaelod, Adeilad 3
Parc Busnes Dwyreiniol
Lôn Wern Fawr
Pentref Llaneirwg
Caerdydd
CF3 5EA
Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Victim Support yn dpo@victimsupport.org.uk.
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi trosolwg mewn perthynas â’r holl wybodaeth bersonol y mae Victim Support yn ei phrosesu.
Pan fydd rhywun yn ymweld â www.victimsupport.org.uk, rydym yn defnyddio gwasanaeth trydydd parti, Google Analytics, i gasglu gwybodaeth log safonol y rhyngrwyd a manylion am batrymau ymddygiad ymwelwyr. Rydym yn gwneud hyn er mwyn cael gwybod pethau fel niferoedd yr ymwelwyr â gwahanol rannau o’r safle. Dim ond mewn modd sy’n golygu na fydd yn bosibl adnabod neb y bydd y wybodaeth honno’n cael ei phrosesu. Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ymdrech i ddarganfod pwy yw’r bobl sy’n ymweld â’r wefan, ac nid ydym yn caniatáu i Google wneud hynny chwaith. Os byddwn ni eisiau casglu gwybodaeth fydd yn ei gwneud yn bosib adnabod unigolion trwy ein gwefannau, byddwn yn rhoi gwybod i chi am hynny. Pan fyddwn yn casglu gwybodaeth bersonol, byddwn yn nodi hynny’n glir ac yn egluro beth rydym yn bwriadu ei wneud â’r wybodaeth honno.
Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn:
- Ein galluogi i ddarparu cymorth emosiynol ac ymarferol, gwasanaethau Cyfiawnder Adferol, a gwasanaethau cwnsela, i bobl y mae troseddu wedi effeithio arnynt
- Ymgyrchu dros newid yn y Sector Cyfiawnder Troseddol mewn meysydd sy’n cael effaith ar bobl y mae troseddu’n tarfu arnynt
- Cynnal ymchwil i faterion sy’n cael effaith ar bobl y mae troseddu’n effeithio arnynt
- Cadw cysylltiad â, cyfathrebu â, a chael barn a mewnbwn ein cefnogwyr
- Codi arian mewn perthynas â gwasanaethau i bobl y mae troseddu’n effeithio arnynt
- Cefnogi a rheoli ein gweithwyr cyflogedig a’n gwirfoddolwyr
Bydd Victim Support yn sicrhau bob amser bod sail gyfreithiol ar gyfer unrhyw waith prosesu gwybodaeth bersonol y bydd yn ei wneud. Gallwn brosesu manylion personol unigolion gydag amryw o seiliau cyfreithiol gwahanol megis
- cyflawni tasg gyhoeddus mewn perthynas â darparu ein gwasanaethau, neu
- am resymau sy’n ymwneud â diddordeb cyhoeddus sylweddol, neu
- dan rwymedigaeth gyfreithiol, neu
- er mwyn diogelu buddiannau allweddol i fywyd unigolyn
Mae Victim Support yn darparu gwasanaethau o’r fath dan Gôd Ymarfer y Dioddefwyr a gyhoeddwyd dan Ddeddf Trais Domestig, Troseddu a Dioddefwyr 2004. Mewn achosion eraill, y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol gan Victim Support ydy cydsyniad yr unigolyn.
Mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu gwybodaeth amdanoch. Gweler yr adran am ‘Eich hawliau mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol’ isod.
Mae ein gwaith yn darparu gwasanaethau i ddioddefwyr a thystion yn cael ei gefnogi gan amryw o weithgareddau cefnogi a gallai seiliau cyfreithiol eraill fod yn berthnasol mewn perthynas â’r rhain, megis cyflawni cytundeb a rhwymedigaethau cyflogi.
Gallai’ch gwybodaeth gael ei ddefnyddio hefyd at ddibenion ystadegol (mae gwybodaeth ystadegol yn ddienw).
Mewn perthynas â darparu ein gwasanaethau
Ymhlith y mathau o wybodaeth bersonol y mae Victim Support yn eu casglu a’u prosesu mewn perthynas â gwasanaethau i bobl y mae troseddu’n effeithio arnynt, mae:
- Manylion personol, megis manylion cysylltu, dyddiad geni, a gwybodaeth bersonol arall ar gyfer adnabod unigolyn
- Manylion cryno ynglŷn ag unrhyw drosedd honedig neu wirioneddol a gyflawnwyd yn erbyn unigolyn neu y mae unigolyn wedi bod yn dyst iddi
- Manylion am anghenion unigolion a’r cymorth a ddarperir iddynt, gan gynnwys nodiadau achos
- Manylion eraill, gan gynnwys data cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant fel bod modd i Victim Support ymdrechu i sicrhau bod ei wasanaethau ar agor i bawb
Mewn perthynas â chyflawni swyddogaethau eraill
Mae’r gwaith o ddarparu ein gwasanaethau i bobl y mae troseddu wedi effeithio arnynt yn cael ei gefnogi gan amryw o swyddogaethau eraill.
Ymhlith y mathau o wybodaeth bersonol sy’n ymwneud â swyddogaethau eraill, mae:
- Manylion personol, megis manylion cysylltu, dyddiad geni, a gwybodaeth bersonol arall ar gyfer adnabod unigolyn
- Gwybodaeth bersonol arall mewn perthynas â:
Chefnogwyr, megis beth rydych chi eisiau ei glywed gennym a sut
Cyfranwyr/noddwyr. Ceir rhagor o fanylion yma.
Unigolion sy’n ymuno â loteri wythnosol Victim Support. Ceir rhagor o fanylion yma.
Unigolion sy’n defnyddio ein siop ar-lein. Ceir rhagor o fanylion yma.
Unigolion sy’n rhoi cyfraniadau i Victim Support drwy wefannau rhoi trydydd-parti. Ceir rhagor o fanylion yma.
Gwybodaeth bersonol arall mewn perthynas ag unigolion sy’n gwneud ymholiadau ynglŷn â’n cyfleoedd gwirfoddoli neu godi arian, neu ein siop ar-lein. Dim ond er mwyn cadw cofnod cywir o’r modd y cafodd eich ymholiad ei drin y bydd data o’r fath yn cael ei ddefnyddio gan Victim Support. Fel arall, dim ond pan fyddwch wedi dewis derbyn diweddariadau pellach gan Victim Support y byddwn yn cysylltu â chi.
- Gwybodaeth bersonol arall am weithwyr cyflogedig ar gyfer gweinyddu cyflogaeth a dibenion rheoli cyffredinol
- Gwybodaeth bersonol arall am wirfoddolwyr ar gyfer dibenion rheoli cyffredinol
- Manylion eraill y bydd unigolion yn dewis eu darparu, gan gynnwys lle bo hynny’n berthnasol, data cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant (fel bod modd i Victim Support fonitro pa mor gynhwysol ydyn ni fel elusen)
Mewn perthynas â darparu ein gwasanaethau
Wrth ddarparu ein gwasanaethau, dim ond gyda chydsyniad yr unigolyn dan sylw y bydd Victim Support yn rhannu gwybodaeth bersonol gydag asiantaeth/sefydliad arall fel arfer.
Mae yna amgylchiadau eithriadol lle y gallai fod rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth bersonol heb gydsyniad yr unigolyn. Dyma nhw:
- Os ydym yn credu naill ai eich bod chi neu fod rhywun arall dan risg o niwed arwyddocaol; mae’n ddyletswydd ar unigolion yn Victim Support i adrodd am unrhyw faterion sy’n ymwneud ag amddiffyn plant neu ddiogelu oedolion
- Ble bydd rheswm neu ofyniad cyfreithiol arall i ddatgelu eich gwybodaeth bersonol, megis gorchymyn llys neu adolygiad o achos difrifol.
Ymhlith yr asiantaethau/sefydliadau y gallem rannu eich gwybodaeth bersonol â nhw mewn perthynas â gwasanaethau i bobl y mae troseddu’n effeithio arnynt, mae:
- Asiantaethau cyfiawnder troseddol fel yr heddlu a Gwasanaeth Erlyn y Goron
- Asiantaethau statudol eraill fel asiantaethau Awdurdodau Lleol ac asiantaethau’r Gwasanaeth Iechyd Gwladol
- Asiantaethau partner yn y sector gwirfoddol megis Cyngor ar Bopeth, Cymorth i Ferched a Refuge
- Asiantaethau/sefydliadau eraill sydd hefyd yn gallu helpu i’ch cefnogi chi mewn perthynas ag effeithiau troseddu.
Gall Victim Support rannu gwybodaeth bersonol hefyd gyda sefydliad/asiantaeth arall a fydd yn prosesu’r wybodaeth honno ar ran Victim Support mewn perthynas â gwasanaethau i unigolion, ond dim ond mewn perthynas â gwasanaeth y mae’r unigolyn wedi gofyn amdano y gwneir hyn.
Mewn perthynas â swyddogaethau eraill
Mae’r gwaith o ddarparu ein gwasanaethau i bobl y mae troseddu wedi effeithio arnynt yn cael ei gefnogi gan amryw o swyddogaethau eraill. Ymhlith y sefydliadau/asiantaethau y gallem rannu eich gwybodaeth bersonol â nhw mewn perthynas â swyddogaethau eraill, mae:
- Darparwyr trydydd parti sy’n darparu gwasanaethau talu i unigolion sydd eisiau cyfrannu at neu noddi Victim Support, neu sydd eisiau ymuno â loteri wythnosol Victim Support, yn ogystal â chanolfannau darparu gwasanaeth sy’n sicrhau bod unigolion sydd eisiau defnyddio ein siop ar-lein yn derbyn y nwyddau a’r gwasanaethau y maent yn eu prynu
- Gwefannau rhoi trydydd-parti sy’n darparu gwasanaeth i unigolion sydd eisiau cefnogi Victim Support trwy wefannau
- Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi pan fydd unigolion sy’n rhoi i Victim Support wedi datgan swm sy’n gymwys ar gyfer Rhodd Cymorth
- Hireserve, sy’n darparu ein llwyfan recriwtio ar-lein i alluogi unigolion i wneud cais i weithio neu i wirfoddoli dros Victim Support.
Mae Victim Support yn rhannu gwybodaeth bersonol unigolion a gyflogir gan neu sy’n gwirfoddoli gyda’r elusen hefyd. Ceir rhagor o fanylion yma.
Mae gan Victim Support fesurau technegol a sefydliadol priodol ar waith i ddiogelu gwybodaeth bersonol unigolion. Rydym yn defnyddio systemau diogel sy’n ein galluogi i adnabod yr unigolion y mae’r wybodaeth bersonol yn perthyn iddynt yn rhwydd. Mae holl systemau Victim Support ei hun wedi’u lleoli yn y DU. Pan fydd unigolyn wedi dewis derbyn diweddariadau pellach gan Victim Support, o dro i dro, gallwn ddefnyddio SurveyMonkey a chyfleusterau tebyg ar gyfer cyfathrebu â chi a chynnal arolygon a allai gasglu data personol sy’n perthyn i chi. Gallai data a roddir ar rai o’r cyfleusterau hyn fynd y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE). Gallai data a ddarperir drwy wefannau rhoi trydydd-parti gael eu prosesu y tu allan i’r AEE hefyd. Rhoddir manylion pellach ynglŷn â throsglwyddo data personol y tu allan i’r AEE yma. Ni chaiff unrhyw ddata personol arall ei drosglwyddo allan o’r AEE.
Yn Victim Support, rydym yn sicrhau na chedwir gwybodaeth bersonol am fwy o amser nag sydd angen. Gellir gofyn am fanylion llawn cyfnodau cadw arferol Victim Support ar gyfer gwybodaeth bersonol drwy ddefnyddio’r manylion cysylltu a ddarperir ar ben y ddogfen hon. Darperir meini prawf cyfnodau cadw arferol ar gyfer gwybodaeth bersonol yma hefyd.
Mae gofynion diogelu data yn golygu bod gennych hawliau penodol mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol a gedwir gan Victim Support. Rhoddir manylion mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol a gedwir gan Victim Support yma.
I gael gafael ar y wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch, cysylltwch â supporter.care@victimsupport.org.uk os ydych chi’n gefnogwr i Victim Support, neu cysylltwch â’ch tîm Victim Support lleol os ydych chi’n ddefnyddiwr gwasanaethau.
I ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro neu ei dileu, i ddiweddaru eich dewisiadau cysylltu, neu i wrthwynebu ein bod yn prosesu eich gwybodaeth bersonol – neu os oes gennych unrhyw gwestiwn ynglŷn â’r hysbysiad preifatrwydd hwn, cysylltwch â dpo@victimsupport.org.uk.
Mewn perthynas â darparu ein gwasanaethau
Caiff pobl y mae troseddu’n effeithio arnynt eu cyfeirio at Victim Support gan yr heddlu ac
asiantaethau eraill. Mae’r sefydliadau hyn yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol i Victim Support ar y sail eu bod yn cyflawni tasg gyhoeddus, ar sail rhwymedigaeth gyfreithiol, neu ar sail cydsyniad yr unigolyn y mae’r wybodaeth yn ymwneud ag ef neu hi. Gallai rhywfaint o wybodaeth bersonol unigolion gael ei throsglwyddo gan asiantaethau i Victim Support ar sail diddordeb cyhoeddus sylweddol. Mae Victim Support yn sicrhau y caiff gyngor ysgrifenedig gan yr asiantaeth ynglŷn â’r sail gyfreithiol ar gyfer trosglwyddo gwybodaeth bersonol y mae’r asiantaeth yn dibynnu arni. Ceir rhagor o fanylion yma.
Mae Victim Support yn derbyn hunan-atgyfeiriadau hefyd gan unigolion sydd eisiau defnyddio ein gwasanaethau.
Nid yw Victim Support yn derbyn atgyfeiriadau gwybodaeth bersonol sy’n dod o ffynonellau sy’n agored i’r cyhoedd.
Mae’r gwaith o ddarparu ein gwasanaethau i bobl y mae troseddu wedi effeithio arnynt yn cael ei gefnogi gan amryw o swyddogaethau eraill.
Mae Victim Support yn derbyn gwybodaeth bersonol gan wefannau rhoi trydydd-parti. Os oes gan bobl unrhyw bryderon mewn perthynas â throsglwyddo eu gwybodaeth bersonol i Victim Support gan wefannau rhoi trydydd-parti, gofynna Victim Support i unigolion beidio â rhoi drwy’r dull hwn. Caiff gwybodaeth bersonol o’r fath ei throsglwyddo i Victim Support drwy borth diogel at ddiben cael cofnod cywir o’u codi arian a/neu eu cyfraniadau. Dim ond at ddibenion gweinyddol mewn perthynas â’u codi arian y bydd Victim Support yn cysylltu â chyfranwyr o’r fath, oni bai bod y cyfrannwr wedi dewis derbyn diweddariadau pellach gan Victim Support.
Er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol a/neu er mwyn sicrhau y caiff enw da Victim Support ei ddiogelu, rhaid i Victim Support gymryd camau rhesymol a phriodol i gasglu gwybodaeth ynglŷn â’n rhanddeiliaid, er enghraifft pan fydd swm sylweddol am gael neu wedi cael ei gyfrannu. Mae hyn yn golygu y gallwn gasglu gwybodaeth bersonol ynglŷn ag unigolion, gan ddefnyddio ffynonellau gwybodaeth sydd eisoes ar gael yn gyhoeddus. Bydd hyn yn helpu i roi sicrwydd, er enghraifft, nad yw cyfraniad yn dod o ffynhonnell amhriodol a’i fod yn cydymffurfio â’n polisi moesegol.
Dim ond yr hyn sydd ei angen er mwyn i ni fodloni’r gofynion hynny fydd yn cael ei gynnwys yn y wybodaeth bersonol a gasglwn a bydd yn cael ei phrosesu yn unol â hawliau’r unigolyn y mae’r wybodaeth bersonol yn ymwneud ag ef neu hi.
Caiff gwybodaeth bersonol arall y bydd Victim Support yn ei phrosesu ei derbyn yn uniongyrchol gan yr unigolyn dan sylw.
Nid oes unrhyw un o’r gweithredoedd y mae Victim Support yn eu cyflawni gyda gwybodaeth bersonol yn cyfrif fel “penderfyniadau awtomataidd”.
Yn unol â gweithdrefnau mewnol, newid darparwyr, arferion gorau, neu newid i ofynion cyfreithiol, mae Victim Support yn cadw’r hawl i wneud newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn ac unrhyw agweddau eraill ar ei wefannau unrhyw bryd. Cadwch olwg ar y dudalen hon yn rheolaidd ar gyfer unrhyw newidiadau.
